اداره فناوری اطلاعات شهرداری گرگان به ریاست خانم غزاله شکیبا، با پشتیبانی و توسعه سامانه اتوماسیون اداری، زمینه تسریع در گردش مکاتبات، پیگیری دقیق‌تر درخواست‌ها و پاسخ‌گویی منظم‌تر در مجموعه شهرداری را فراهم کرده است. این سامانه با کاهش فرآیندهای کاغذی و ساماندهی ارتباطات اداری، نقش مهمی در بهبود کیفیت خدمات‌رسانی به شهروندان ایفا می‌کند.

در مدیریت شهری امروز، سرعت و دقت در پاسخگویی به درخواستها و مکاتبات، یکی از شاخص‌های مهم کیفیت خدمات اداری محسوب میشود. در همین راستا، سامانه اتوماسیون اداری شهرداری گرگان با پشتیبانی اداره فناوری اطلاعات و به ریاست خانم غزاله شکیبا، به عنوان یکی از ابزارهای موثر در بهبود فرآیندهای درون سازمانی مورد استفاده قرار گرفته است. این سامانه امکان ثبت، ارسال، ارجاع و پیگیری نامه‌ها را به صورت الکترونیکی فراهم کرده و موجب شده گردش مکاتبات میان واحدهای مختلف شهرداری با سرعت و نظم بیشتری انجام شود. با استفاده از اتوماسیون اداری، زمان جابه جایی نامه‌ها کاهش یافته، سوابق مکاتبات به شکل دقیق‌تری ثبت میشود و امکان پیگیری وضعیت هر نامه در مراحل مختلف فراهم است. این موضوع علاوه بر افزایش شفافیت، از دوبارهکاری، تاخیر و گم شدن اسناد جلوگیری میکند و به مدیران کمک میکند تصمیمات اداری را بر اساس اطلاعات کاملتری اتخاذ کنند. نتیجه این فرآیند، پاسخگویی سریعتر واحدهای شهرداری و ارایه خدمات منظم‌تر به شهروندان است. اداره فناوری اطلاعات شهرداری گرگان با رویکرد توسعه خدمات الکترونیکی، پشتیبانی و بهینه سازی این سامانه را در دستور کار دارد و خانم غزاله شکیبا بر اهمیت بهره گیری از فناوری برای افزایش بهره وری اداری و ارتقای کیفیت خدمات شهری تاکید دارد.