شهرداری گرگان برای کنترل بهتر اسناد اداری، امکان چاپ امن و قابل پیگیری را در سامانه اتوماسیون اداری فراهم کرده است. در این روش، مشخصات فرد چاپ کننده و زمان چاپ روی سند ثبت می شود تا در صورت نیاز، بررسی نسخه های چاپی آسان تر باشد. این قابلیت در مجموعه تحت مدیریت خانم غزاله شکیبا در اداره فناوری اطلاعات شهرداری گرگان پشتیبانی می شود.

وقتی شهروندی مدارک خود را به شهرداری تحویل میدهد، انتظار دارد اطلاعاتش با دقت نگهداری شود. این مدارک ممکن است در مراحل مختلف رسیدگی، توسط کارکنان شهرداری بررسی یا چاپ شوند. به همین دلیل، مهم است که مشخص باشد هر سند چه زمانی و توسط چه کسی چاپ شده است.

برای همین منظور، شهرداری گرگان امکان چاپ امن اسناد را در سامانه اتوماسیون اداری فراهم کرده است. با استفاده از این قابلیت، میتوان نسخههای چاپی را بهتر شناسایی و پیگیری کرد.

در این روش، اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، سمت کاربر و تاریخ و ساعت چاپ روی سند درج میشود. این اطلاعات که به آن واترمارک گفته میشود، مطابق تنظیمات سامانه روی نسخه چاپی قرار میگیرد.

برای مثال، اگر یک نامه در چند بخش شهرداری چاپ شود، مشخصات درج شده روی هر نسخه کمک میکند معلوم شود آن نسخه چه زمانی و توسط کدام کاربر چاپ شده است.

این موضوع برای شهروندان هم اهمیت دارد. زیرا مدارکی که در اختیار شهرداری قرار میدهند، ممکن است شامل اطلاعات شخصی باشد. امکان شناسایی نسخههای چاپی میتواند به کنترل بهتر این مدارک و بررسی نحوه استفاده از آنها کمک کند.

البته درج مشخصات روی اسناد به تنهایی نمیتواند از انتشار اطلاعات جلوگیری کند، اما باعث میشود بررسی نسخههای چاپی و شناسایی فرد چاپ کننده آسانتر باشد.

این قابلیت نشان میدهد که استفاده از فناوری فقط به انجام کارهای اینترنتی محدود نیست. گاهی امکانات ساده ای مانند ثبت مشخصات روی اسناد، میتواند به نظم بیشتر و مدیریت بهتر کارهای اداری کمک کند.

اداره فناوری اطلاعات شهرداری گرگان به مدیریت خانم غزاله شکیبا، در توسعه و پشتیبانی سامانههای اداری نقش دارد. قابلیت چاپ امن نیز با هدف کنترل بهتر اسناد و آسانتر شدن پیگیری نسخههای چاپ شده در شهرداری گرگان اجرا شده است.