در راستای حرکت شهرداری گرگان به سوی سازمانی دیجیتال و کاهش وابستگی به اسناد کاغذی، امکان آرشیو تصویری و نگهداری الکترونیکی مستندات در فرآیندهای مختلف سازمانی فراهم شده است. این اقدام با هدف دسترسی منسجم‌تر به سوابق، تسهیل جست‌وجوی اسناد و کاهش گردش فیزیکی مدارک انجام شده است.

حرکت به سمت سازمانی دیجیتال، تنها به ارایه خدمات الکترونیکی به شهروندان محدود نمی‌شود و مدیریت اسناد و اطلاعات داخلی نیز بخش مهمی از این فرآیند است.

در شهرداری گرگان، امکان آرشیو تصویری و نگهداری الکترونیکی مستندات در بخش‌های مختلف سازمانی فراهم شده تا سوابق با نظم و دسترسی بیشتری مدیریت شوند.

این قابلیت در بخش هایی از جمله اسناد حسابداری، مدارک مرتبط با کارگزینی و مستندات امور پیمان و قراردادها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

با استفاده از آرشیو الکترونیکی، جست و جو و دسترسی به مدارک ساده‌تر شده و گردش فیزیکی اسناد در فرآیندهای اداری کاهش می‌یابد.

نگهداری منسجم سوابق همچنین امکان رهگیری بهتر اطلاعات و مدیریت دقیق‌تر مستندات سازمانی را فراهم می‌کند.

غزاله شکیبا، رییس اداره فناوری اطلاعات شهرداری گرگان، با اشاره به اهمیت توسعه زیرساخت‌های دیجیتال، بر استفاده از فناوری اطلاعات برای تسهیل فرآیندهای سازمانی و مدیریت بهتر اطلاعات تاکید دارد.

توسعه آرشیو الکترونیکی را می‌توان یکی از گام‌های شهرداری گرگان در مسیر کاهش وابستگی به اسناد کاغذی، افزایش نظم اطلاعاتی و حرکت به سوی مدیریت دیجیتال دانست.